Regulamin świadczenia usług Rezerva

Data wejścia w życie i ostatniej aktualizacji: 15 czerwca 2026.

1. Postanowienia ogólne i dane Usługodawcy

Usługodawcą jest Kontaktio Bartosz Fiks (jednoosobowa działalność gospodarcza), ul. Brzezińska 84, 95-020 Bedoń-Wieś, NIP: 7282909882, REGON: 544475638 (dalej „Usługodawca”, „Kontaktio” lub „my”). Kontakt: biuro@rezerva.com.pl.

Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi dostępnej pod marką Rezerva w serwisie rezerva.com.pl oraz w panelu dostępnym po zalogowaniu. Akceptacja regulaminu jest warunkiem założenia konta i korzystania z usługi. Regulamin udostępniamy nieodpłatnie, w sposób umożliwiający jego pobranie, zapisanie i wydrukowanie.

2. Definicje

• Usługa – telefoniczna recepcja oparta na asystencie głosowym: odbieranie połączeń, umawianie, przekładanie i odwoływanie wizyt oraz powiadomienia, świadczona w modelu abonamentowym.
• Panel – aplikacja dostępna po zalogowaniu, w której Klient konfiguruje usługę i przegląda rozmowy oraz rozliczenia.
• Asystent – głosowy asystent AI prowadzący rozmowy w imieniu Klienta.
• Klient – przedsiębiorca (firma, działalność lub placówka), który zakłada konto i zawiera umowę o świadczenie Usługi.
• Abonament – stała opłata miesięczna za wybrany plan, obejmująca pakiet minut rozmów.
• Pakiet minut – liczba minut rozmów objęta abonamentem w okresie rozliczeniowym; minuty ponad pakiet rozliczamy według jednej stawki z cennika.
• Okres rozliczeniowy – miesiąc, za który naliczany jest abonament (przy rozliczeniu miesięcznym) albo rok (przy rozliczeniu rocznym).
• Umowa – umowa o świadczenie Usługi zawierana między Usługodawcą a Klientem na zasadach tego regulaminu.
• Umowa powierzenia (DPA) – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie której Usługodawca przetwarza dane pacjentów i osób dzwoniących w imieniu Klienta.
• RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych.

3. Zakres i charakter Usługi

Asystent odbiera połączenia na numerze przekierowanym przez Klienta, rozmawia naturalnym polskim głosem, umawia, przekłada i odwołuje wizyty w kalendarzu Klienta, odpowiada na typowe pytania (godziny, lokalizacja, zakres usług, ceny) i wysyła powiadomienia. Zakres zależy od wybranego planu i konfiguracji w Panelu.

Usługa ma charakter narzędzia obsługi połączeń i podlega następującym ograniczeniom:

• asystent nie udziela porad medycznych, prawnych ani podatkowych i nie stawia diagnoz;
• przed podaniem jakichkolwiek danych o wizycie asystent weryfikuje tożsamość dzwoniącego, a wynik weryfikacji zapisuje przy rozmowie;
• w razie sygnałów zagrożenia życia lub zdrowia asystent kieruje rozmówcę do numeru 112 lub do kontaktu z człowiekiem;
• rozmowy trudne lub nietypowe asystent może przekazać do obsługi przez personel Klienta.

4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Usługi potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka obsługująca HTML5, CSS3 i JavaScript;
• aktywne konto e-mail (do założenia konta, powiadomień i kontaktu);
• możliwość przekierowania połączeń przychodzących na numer przydzielony lub wskazany w ramach Usługi.

Dokładamy starań, aby Usługa działała poprawnie, ale ze względu na charakter internetu i sieci telekomunikacyjnych nie gwarantujemy jej nieprzerwanej dostępności (zob. rozdział 10).

5. Założenie konta, zawarcie Umowy i okres próbny

Konto zakładasz online, podając dane firmy i osoby kontaktowej oraz akceptując regulamin. Umowę uznaje się za zawartą z chwilą założenia konta i potwierdzenia akceptacji regulaminu – czyli z momentem rozpoczęcia korzystania z Usługi (w tym z okresu próbnego). Umowę zawieramy na czas nieokreślony, z rozliczeniem w okresach rozliczeniowych.

Nowy Klient może skorzystać z 14-dniowego okresu próbnego za darmo, bez podawania karty. Po jego zakończeniu korzystanie z Usługi wymaga aktywnego abonamentu. W planach obejmujących dane pacjentów (np. plan z gabinetem lub placówką medyczną) aktywacja Usługi wymaga wcześniejszego zawarcia umowy powierzenia (DPA) – zob. rozdział 7.

6. Płatności, abonament i przekroczenia

• Opłatą za Usługę jest stały abonament miesięczny w złotych (kwoty netto powiększamy o podatek VAT), obejmujący pakiet minut zgodnie z wybranym planem. Aktualne ceny i pakiety podaje cennik.
• Minuty rozmów wykorzystane ponad pakiet rozliczamy według jednej stawki za przekroczenie wskazanej w cenniku. Nie pobieramy opłaty wdrożeniowej.
• Abonament rozliczamy z góry za okres rozliczeniowy; płatności obsługuje operator płatności (Stripe). Na życzenie wystawiamy fakturę.
• Przy wyborze rozliczenia rocznego obowiązują warunki z cennika (rok w cenie dziesięciu miesięcy).
• Gwarancja zwrotu w pierwszym miesiącu: jeśli w pierwszym miesiącu po rozpoczęciu płatnego abonamentu uznasz, że Usługa nie spełnia oczekiwań, zwrócimy opłatę za ten miesiąc – wystarczy napisać na adres kontaktowy.
• W razie braku płatności w terminie możemy zawiesić świadczenie Usługi (asystent przestaje obsługiwać połączenia) do czasu uregulowania należności, po uprzednim poinformowaniu Klienta.

7. Powierzenie przetwarzania danych (DPA)

W zakresie danych pacjentów i osób dzwoniących, przetwarzanych przez asystenta podczas rozmów, administratorem danych pozostaje Klient, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na polecenie Klienta. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia (DPA).

W planach obejmujących dane pacjentów zawarcie DPA jest wymagane przed aktywacją Usługi. Wzór umowy powierzenia wraz z listą podprzetwarzających udostępniamy w generatorze umowy powierzenia. Zasady przetwarzania danych, w których to my jesteśmy administratorem (dane konta, dane osób odwiedzających serwis), opisuje polityka prywatności.

8. Zasady korzystania i obowiązki Klienta

• Klient korzysta z Usługi zgodnie z prawem, regulaminem i przeznaczeniem Usługi.
• Zabronione jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, naruszanie praw osób trzecich oraz wykorzystywanie Usługi do celów niezgodnych z prawem.
• Zabronione jest zakłócanie działania Usługi, obchodzenie zabezpieczeń i podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu.
• Klient odpowiada za poufność danych logowania i za działania osób, którym udostępnia dostęp do Panelu, oraz za rzetelność danych wprowadzonych do konfiguracji.

9. Własność intelektualna

Prawa do serwisu, Panelu, oprogramowania asystenta oraz do treści udostępnianych przez Usługodawcę przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom. Na czas obowiązywania Umowy Klient otrzymuje niewyłączne prawo do korzystania z Usługi w zakresie wynikającym z regulaminu. Kopiowanie, rozpowszechnianie lub modyfikowanie tych elementów poza dozwolonym zakresem wymaga naszej pisemnej zgody.

10. Dostępność i odpowiedzialność

Świadczymy Usługę z należytą starannością i dbamy o jej ciągłość, w tym o zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych (zob. RODO i bezpieczeństwo). Nie gwarantujemy jednak nieprzerwanego i bezbłędnego działania – możliwe są przerwy techniczne, prace serwisowe oraz zdarzenia niezależne od nas (m.in. po stronie sieci telekomunikacyjnych, dostawców lub działania siły wyższej).

Ponieważ Usługa jest świadczona przedsiębiorcom (B2B), nasza odpowiedzialność wobec Klienta z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ogranicza się do rzeczywistych szkód i, w zakresie dozwolonym prawem, do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta za okres rozliczeniowy, w którym doszło do zdarzenia. Nie wyłączamy ani nie ograniczamy odpowiedzialności w zakresie, w jakim jest to niedopuszczalne na gruncie obowiązujących przepisów.

11. Reklamacje

Reklamacje dotyczące jakości i dostępności Usługi oraz rozliczeń składasz na adres biuro@rezerva.com.pl. W zgłoszeniu podaj dane Klienta i osoby zgłaszającej, opis problemu (czego dotyczy i kiedy wystąpił) oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia. Reklamację rozpatrujemy i odpowiadamy na nią w ciągu 14 dni od jej otrzymania, na podany adres e-mail. Jeśli do rozpatrzenia potrzebujemy dodatkowych informacji, zwrócimy się o nie, a termin biegnie od ich uzupełnienia.

12. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

Umowa obowiązuje na czas nieokreślony. Klient może ją wypowiedzieć w każdej chwili ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego, bez kar i opłat za rozwiązanie – Usługa działa do końca tego okresu. Wypowiedzenie składasz w Panelu lub na adres kontaktowy.

Usługodawca może rozwiązać lub zawiesić Umowę w razie istotnego naruszenia regulaminu przez Klienta, braku płatności mimo wezwania lub korzystania z Usługi niezgodnie z prawem. Po zakończeniu Umowy, na żądanie Klienta, eksportujemy lub usuwamy dane na zasadach opisanych w umowie powierzenia i polityce prywatności, z zachowaniem okresów wymaganych przepisami.

13. Zmiany regulaminu i cen

O zmianach regulaminu lub cennika informujemy zarejestrowanych Klientów z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni (e-mailem lub w Panelu), wskazując datę wejścia zmian w życie. Do czasu jej nadejścia Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego, jeśli nie akceptuje zmian. Korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację. Zmiany cen nie dotyczą okresów już opłaconych.

14. Prawo właściwe i rozstrzyganie sporów

Do Umowy stosuje się prawo polskie, w tym Kodeks cywilny oraz ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Usługę kierujemy do przedsiębiorców, dla których ma ona charakter zawodowy. Spory staramy się rozwiązywać polubownie; w razie ich braku właściwy jest sąd powszechny według siedziby Usługodawcy.

Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, lecz niemającą dla niej charakteru zawodowego, stosuje się do niej odpowiednie przepisy o ochronie konsumentów. Taki Klient może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, w tym z unijnej platformy ODR pod adresem ec.europa.eu/consumers/odr.

15. Postanowienia końcowe

Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc. Aktualna wersja regulaminu jest zawsze dostępna pod tym adresem. Niniejszy regulamin obowiązuje od 15 czerwca 2026.

Masz pytanie o regulamin lub umowę? Napisz na biuro@rezerva.com.pl – odpisujemy w ciągu jednego dnia roboczego. Zasady przetwarzania danych opisuje polityka prywatności, a powierzenie danych – umowa powierzenia (DPA).